L’indemnité de grand déplacement en portage salarial

Indemnité de grand déplacement, qu’est-ce que c’est ?

Sur le principe, l’indemnité de grand déplacement est caractérisée par l’Urssaf tant par sa destination que par sa nature :

1. Elle concerne ainsi uniquement les dépenses engagées pour se nourrir et se loger lors d’un déplacement professionnel,
2. Elle ne peut être mise en œuvre qu’en cas d’impossibilité pour le salarié de regagner chaque jour son domicile en raison de ses conditions de travail.

Plus précisément, cette impossibilité de regagner son lieu de résidence est présumée si deux conditions sont simultanément réunies :

• Une distance domicile-lieu de travail habituel supérieure ou égale à 50 km, trajet aller

ET

• Un temps de transport en commun supérieur, pour effectuer cette distance, à une heure et demie, trajet aller.

Dans tous les autres cas, il conviendra de prouver/établir les circonstances de fait qui ont amenées l’employeur à octroyer à ses salariés des indemnités de grand déplacement (horaires de travail, modes de transport).

Par exemple, si l’employeur met gratuitement à disposition un logement ou si le salarié dort chez un membre de sa famille, les indemnités versées n’ont plus le caractère de frais professionnels et seront réintégrées dans la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale

Enfin, à l’instar des indemnités kilométriques, les dépenses engagées doivent être imposées par la mission et non résulter d’un choix personnel, notamment s’agissant de l’éloignement pouvant exister entre la résidence habituelle et le lieu de travail.

Le maintien par un consultant de sa résidence à l’étranger (lors d’une mission de 36 mois par exemple), relève d’une pure convenance personnelle car, selon l’Urssaf, l’acceptation d’un emploi de longue durée en France implique normalement d’y fixer un domicile (source : Boss version 1° juillet 2022).

Compte tenu des marges d’appréciation finalement assez faibles, il convient donc d’être très vigilant et scrupuleux sur ces conditions d’acquisition à peine de se voir refuser toutes exonération de charges sociales.

• Texte de référence

Les justificatifs à produire pour l’indemnité grand déplacement

Pour des raisons pratiques et alléger le nombre de pièces justificatives à produire, Régie Portage a opté pour un remboursement forfaitaire des dépenses de grand déplacement dans les limites fixées par l’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles.

Il n’en demeure pas moins que tout employeur est tenu par l’Urssaf, que l’on soit au réel ou au forfait, de disposer d’éléments de preuves établissant la réalité de ces frais de double résidence (liste non exhaustive) :

• Quittance nominative de loyer, d’électricité, de téléphone,
• Certificat sur l’honneur/attestation de propriété
• Copie CNI/Passeport
• Factures de péage, de carburant pris sur le trajet avec votre véhicule

Indemnité grand déplacement en France

Lorsque d’un déplacement professionnel en métropole sans retour journalier au domicile, un employeur est autorisé à déduire les indemnités destinées à compenser les dépenses supplémentaires de restaurant à concurrence de 19,40 euros par repas pour les trois premiers mois d’activités, sans pour autant être exonéré de la production des pièces justificatives permettant de profiter de cet avantage (cf. supra)

Pour les frais de logement et de petit déjeuner, les indemnités forfaitaires déductibles varient selon le lieu d’interventions.

Ainsi, toujours pour les trois premiers mois (valeur au 1° janvier 2024) :

• 74.30 euros pour Paris, les hauts de Seine, la Seine st Denis, et le Val de Marne
• 55.10 euros pour tous les autres départements de France Métropolitaine

Il est possible de panacher les modalités de remboursement par « blocs » :

• Sur la base des dépenses réelles pour le logement/petit déjeuner par exemple (avec pièces justificatives et nominatives pour chaque dépense),
• Et sur la base d’un forfait pour les repas.

L’indemnité grand déplacement à l’étranger ?

Les déplacements à l’étranger en portage salarial ne sont pas exceptionnels et l’impact en termes de salaire est loin d’être négligeable si ces surcoûts professionnels ne sont pas correctement appréhendés et encadrés.

Les frais de repas et de logement afférents à ces voyages professionnels obéissent alors au barème fixé par l’annexe 1 de l’arrêté du 3 juillet 2006.

Ils sont réputés être utilisés conformément à leur objet tant qu’il ne dépasse pas le taux d’indemnités journalière pour les déplacements temporaires à l’étranger des personnels civils de l’État.

A noter, ce taux maximal est par ailleurs réduit de :

• 65 % lorsque le salarié est logé gratuitement, c’est-à-dire lorsque l’employeur fournit le logement ou prend en charge directement les frais d’hébergement en réglant directement l’hôtelier.
• 17,5 % lorsqu’il est nourri à l’un des repas,
• 35 % lorsqu’il est nourri aux deux repas.

Ainsi, par exemple, un salarié porté réalisant une mission au Brésil de deux mois bénéficiera d’une allocation forfaitaire de 216 euros par jour pour couvrir ses deux repas, son petit-déjeuner et sa nuitée. Si, durant ses activités professionnelles, il est nourri par son entreprise cliente le midi, le montant de son allocation journalière sera réduit à 178,20 euros.

NB : Compte tenu de certaines règles particulières et dérogatoires pour les DOM, Wallis et Futuna, Saint Pierre et Miquelon, la Nouvelle Calédonie, Mayotte, et la Polynésie Française, un appel à sa société de portage est fortement conseillé avant toute négociation d’indemnités avec votre entreprise cliente pour une mission sur ces destinations…

Les spécificités du portage salarial

Le portage salarial permet certaines spécificités :

• Au-delà de trois mois de mission et sous réserves que votre lieu d’activité ne puisse pas être dès lors considéré comme un lieu de travail habituel, ces indemnités deviennent dégressives en métropole comme à l’étranger.
• Il est possible de panacher les modalités de remboursement par « blocs » ; par exemple :
• Sur la base des dépenses réelles pour le logement/petit déjeuner (avec pièces justificatives pour chaque dépense),
• Et avec une allocation forfaitaire pour les repas.
• A titre de tolérance, il est admis par l’Urssaf que, pour les déplacements professionnels à l’étranger, un employeur peut combiner deux modes d’indemnisation en remboursant :

• le montant réel des frais d’hébergement justifié par le salarié ;
• les frais de repas sous forme d’allocations forfaitaires.

Dans ce cas, les dépenses supplémentaires pour les repas sont réputées utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n’excède pas 40 % du montant de l’indemnité de mission à l’étranger fixé pour la destination.

• Soyez vigilant sur les dates de réservation de vos nuitées ; lors par exemple d’une mission de deux mois en grand déplacement, le retour à son domicile le WE peut amener l’Urssaf à ne pas prendre en compte la nuitée du vendredi soir ou celle du dimanche soir. A la Régie, nous avons donc circonscrit la prise en compte de l’hébergement du lundi au jeudi (sauf exception).

Plus de 3 mois pour les IGD en 2022 ?

Depuis 2017, l’URSSAF considérait que le lieu de travail était le lieu habituel de travail comme l’envisageait la version initiale de la convention collective. Cette posture était néanmoins discutable du fait de la précarité des salariés portés (impossibilité de déménager pour une simple mission) et des multiples activités de ces derniers (chez le client, en prospection, en télétravail, chez des fournisseurs, etc.).

L’ouverture du BOSS d’avril 2021 sur les petits déplacements

Le BOSS est le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale.

En Avril 2021, le Boss a pris en compte les particularités du portage salarial et a aligné le traitement de notre métier sur celui des SSII / sociétés d’Intérim.

Désormais, il y a lieu d’admettre qu’en portage salarial, l’entreprise cliente ne devient le lieu habituel de travail que lorsque la mission du salarié excède une durée de trois mois.

Ainsi, pendant les trois premiers mois de la mission, décomptés de date à date, les indemnités de repas qui sont versées au salarié en mission ont le caractère de remboursements de frais professionnels (et sont donc exclues de l’assiette des cotisations sociales) dans la limite d’un forfait, ou en totalité sur présentation des justificatifs ; bien évidemment il faut que l’entreprise de portage salarial puisse établir que son salarié porté se trouve dans l’impossibilité de regagner sa résidence, pour prendre ses repas.

A La Régie, nous contrôlons donc les éléments suivants :

• Identification du client générant le grand déplacement
• Factures d’hébergement nominatives détaillées et datées
• Factures attestant des déplacements (Billets de trains, tickets de péage, etc…)
• Attestation sur l’honneur de non-retour à son domicile durant ce grand déplacement

Enfin, soucieux de l’équilibre familial de nos collaborateurs, nous préconisons un retour tous les mois au minimum pour les portés exerçant en France et dans les pays frontaliers. C’est également un élément de preuve quant à la réalité de votre résidence principale.

A compter du premier jour du quatrième mois consécutif de la mission, les indemnités de repas qui sont éventuellement versées n’ont plus le caractère de frais professionnels et doivent être réintégrées dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale.

L’avenant n°9 à la convention collective du portage salarial

Étendu en avril 2022, ce texte dispose en effet que « le salarié porté n’a de fait pas de lieu habituel de travail […] Le salarié porté se trouve ainsi contraint d’occuper des lieux d’activités multiples qui s’imposent à lui en fonction de ses missions et des contraintes dans le développement et la conduite de ses activités. Il est ainsi amené à réaliser des déplacements professionnels depuis sa résidence sur ces différents lieux, à partir de ces différents lieux et entre ces différents lieux ».

Dés lors, la position de l’Urssaf qui se basait jusqu’ici sur l’ancienne rédaction de l’article 23 de la CCN où la notion de lieu de travail dépendait des lieux d’activités du porté, ne peut-elle pas être remise en cause ?

Il était en effet déduit de l’ancienne rédaction de cet article que le site de l’entreprise cliente où le consultant exerçait devait être considéré comme son lieu de travail habituel. Pour autant, l’avenant n°9 nous parait avoir désormais clarifié les particularités d’exercice du portage en établissant que ce type de salariat, finalement précaire (cf. durée des missions) et multi sites, n’a pas, de principe, de lieu habituel de travail.

La Régie ainsi que le petit monde du portage salarial attendent avec impatience une confirmation de son interprétation soit par un rescrit social, soit par la jurisprudence. L’impact en termes de salaire net pour les salariés portés serait considérable !