Politique de confidentialité et protection des données

Les Formulaires RGPD sont situés en pied de page : droit d’opposition, rectification, droit à l’oubli, portabilité des données, limitation de traitement, opposition traitement commercial

Respectueux de la vie privée, la Régie accorde une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel. La présente politique vise donc à vous exposer en toute transparence les modalités et caractéristiques des traitements de vos données personnelles.

Qui sommes-nous ? 

« La Régie » est une société de portage salarial inscrite au RCS de Paris, sous le n° 823 393 848.

La Régie est amenée, dans le cadre de ses missions et/ou de l’exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles, à traiter vos données personnelles.

La Régie, en sa qualité de société commerciale, traite également vos données personnelles, notamment via son site internet https://www.regie-portage.fr, son application mobile MA REGIE et les échanges mail/téléphoniques que vous êtes amenés à avoir avec nos services. Certaines données sont mises en commun au sein de La Régie et de son « Réseau » incluant ses fournisseurs/sous-traitants privilégiés que sont principalement :

  • Régie-Prestations, RCS Paris 847 499 555
  • Et la Sté SVP SI-RH RCS Bobigny B 322 625 732, Editeur de paie sous logiciel SILAE

Ainsi, La Régie et ses deux fournisseurs agissent en qualité de responsables conjoints pour les traitements et les finalités ci-après décrits.

Quel est l’objet de ce document ?

Cette notice a pour objet de vous informer des conditions et modalités de collecte, de traitement et d’utilisation de vos données à caractère personnel, ainsi que de vos droits dans ce cadre au regard des dispositions légales et réglementaires applicables en la matière.

Elle est complétée par les mentions légales du site accessible sur le lien : https://www.regie-portage.fr/mentions-legales/

En vous connectant au site de La Régie, vous reconnaissez avoir pris connaissance et accepté sans réserve les éléments et process de protection des données confidentielles tels que décrits tant dans de la présente Politique de confidentialité que dans les mentions légales du site.

Quand sommes-nous amenés à traiter vos données ?

De manière générale, vos données sont donc collectées directement auprès de vous par voie électronique, téléphonique ou postale. Vous vous engagez à ce que les données à caractère personnel vous concernant soient à jour, exactes, complètes et non-équivoques. A ce titre, vous ne pouvez transmettre ou saisir des données au lieu et place d’une tierce personne.

Les données vous concernant sont collectées ou traitées à l’occasion de vos relations avec la Régie. Vos données sont notamment collectées ou traitées à l’occasion de votre navigation et/ou de la saisie par vos soins d’informations dans les formulaires de collecte de données figurant sur notre site internet https://www.regie-portage.fr et sur notre application mobile MA REGIE.

En complément de ces informations, nous vous notifions que les données que nous collectons et traitons vous concernant peuvent éventuellement être enrichies par nos soins, notamment pour des finalités commerciales, de prospection, de gestion des ressources humaines, de communication ou de marketing, au moyen d’autres sources d’informations (réseaux sociaux, informations dites « publiques »…).

Par ailleurs, s’agissant plus particulièrement des informations traitées dans le cadre de nos opérations de recrutement de salariés portés, nous utilisons les informations que vous nous communiquez (outil de simulation et formulaire à cet effet sur le site) que nous intégrons dans notre fichier commercial de prospects.

Quelles catégories de données recueillons-nous ?

Plusieurs catégories de données à caractère personnel vous concernant peuvent être collectées, et en particulier les données suivantes :

  • Des données d’identification : il s’agit notamment de données telles que votre état civil, vos nom et prénoms, vos coordonnées (adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale), photocopie de la carte d’identité, n° de sécurité sociale, RIB, accessoirement adresse IP.
  • Des données commerciales et financières relatives à votre projet de portage salarial (Rémunérations brute ou nette souhaitées, frais professionnels estimés ou réels, projet d’investissement immobilier, ect…)
  • Votre historique de trafic et de navigation sur le site, en ce incluant des informations relatives à la traçabilité de vos actions sur et interactions avec le site, ainsi que des données de localisation (localisation de l’adresse IP par exemple), des données relatives à votre terminal ou encore des données de tracking de vos actions à l’égard des e-mails que nous pouvons vous adresser (ouvertures, clics,…) ;
  • Des données relatives au suivi actuel ou futur de votre relation avec la Régie : demande de contact, de renseignements ou de documentation, correspondances échangées,
  • Des données nécessaires à l’embauche : situation familiale, financière, personnelle et professionnelle,
  • Toutes données utiles à l’exercice de votre activité de salarié porté au sein de La Régie (RCA),
  • Des données nécessaires à la réalisation des actions de fidélisation, de prospection, d’étude, de sondage, de parrainage …
  • Vos informations et documents (CV et copie de diplômes notamment) communiqués dans le cadre d’un recrutement en qualité de salarié porté, ainsi que les informations que nous pouvons recueillir à cette fin dans le cadre des opérations de recrutement (parcours scolaire et universitaire, formation et diplômes, expérience et parcours professionnel, informations relatives à la vie professionnelle de manière générale, informations d’ordre économique ou financier, informations relatives à la vie personnelle le cas échéant,…).

La collecte de ces données est-elle obligatoire ?

Le caractère obligatoire des réponses vous est signalé sur les formulaires de collecte des données à caractère personnel par la présence d’un astérisque à côté du(des) champ(s) concerné(s). En l’absence d’astérisque, les informations demandées sont facultatives.  

A défaut de renseignement des informations ayant un caractère obligatoire, la demande liée à cette collecte de données (par exemple : demande de renseignement, saisie de rémunération souhaitée) risque de ne pas pouvoir être traitée ou d’être retardée.

A quelles fins vos données sont-elles collectées ?

Selon les cas, nous traitons vos données collectées via les points de collecte susvisés ainsi qu’au téléphone pour les principales finalités suivantes :

  • D’une manière générale, pour la gestion des relations commerciales comme administratives de La Régie avec les candidats futurs salariés portés, ses salariés portés actifs, des tiers souhaitant être informées des nouveautés autour du portage salarial, et les entreprises clientes de ses salariés portés,
  • Informer et diffuser nos informations sur le portage salarial et notre société
  • L’accès et le bénéfice des fonctionnalités proposées sur le site et ce, notamment, concernant les outils de simulation ;
  • La gestion et la rédaction d’un contrat de prestation de service avec l’entreprise cliente désignée par le salarié porté
  • Le suivi et le traitement des candidatures et des opérations préalables au recrutement, en ce incluant l’évaluation de l’éligibilité au portage salarial et la sélection de candidatures et de profils professionnels, notamment au moyen de la constitution d’un fichier de candidats salarié porté,
  • La rédaction de contrat de travail;
  • La réalisation des factures
  • La gestion des droits sociaux (PEE PERCO CESU KADEOS etc)
  • La gestion des salaires et la communication des éléments idoines au sous-traitant de paie dûment assermenté,
  • La gestion et la réalisation d’opérations de prospection, de sollicitation, de marketing et de communication personnalisées (e-mails dont newsletters et courrier postal, télémarketing, ciblage, segmentation et personnalisation des échanges, relations RH) du Réseau La Régie.
  • La participation à des manifestations ou des relations publiques organisées par la Régie (forum de l’emploi, animation thématique, webinar, etc…)
  • La compréhension et l’étude de l’utilisation du site par ses utilisateurs et du comportement de navigation de ces derniers en vue de l’amélioration de notre communication en ligne et pour prévenir et lutter contre la fraude informatique (spamming, hacking…);
  • L’amélioration et l’optimisation de la qualité et des fonctionnalités du site ;
  • La réalisation et l’élaboration d’études, d’analyses, de reporting et de statistiques ;
  • Le respect des obligations légales et réglementaires résultant notamment de l’activité de société de Portage Salarial

En fonction des finalités poursuivies, la base légale de tels traitements de données à caractère personnel peut varier. De manière générale, ces traitements sont nécessaires :

  • Pour la gestion, le traitement et le suivi de vos demandes à l’attention de la Régie (notamment réponse aux demandes de renseignement, étude des candidatures, gestion commerciale de votre entreprise cliente, gestion de votre compte d’activités…), ces opérations pouvant dans certains cas être qualifiées d’opérations nécessaires à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie prenante ou de mesures précontractuelles prises à votre demande ou à votre bénéfice (en ce, particulièrement dans le cadre de l’élaboration et du suivi de votre contrat de travail comme du/des contrats de prestation de service y afférent) .
  • Pour la poursuite des intérêts légitimes du Réseau La Régie dans le cadre de la gestion et du suivi de ses relations (notamment administratives, RH et commerciales) avec les utilisateurs du site, et plus généralement avec ses contacts, prospects, salariés portés, entreprises clientes, et de l’organisation de ses opérations de marketing, de prospection et de communication de manière générale.
  • Pour le respect d’obligations légales et réglementaires qui s’imposent à La Régie.

A défaut de correspondre à l’une de ces trois bases légales, le traitement de vos données à caractère personnel sera fondé sur votre consentement, notamment dans le cas de la transmission de vos données à nos éventuels partenaires commerciaux ou de votre inscription à notre newsletter/webinar et autres évènements.

A qui vos données sont-elles destinées ?

Le traitement et la manipulation de vos données à caractère personnel sont du ressort exclusif des services et personnels dûment habilités de La Régie.

Une partie de vos données personnelles peuvent être également communiquées aux sous-traitants nécessaires à son activité de portage salarial (notamment société de traitement de paie et Régie-Prestations), sous réserves bien sûr que les dites sociétés respectent des conditions strictes de confidentialité.

La liste de ces sous-traitants ( logiciel de paie, expert comptable, commissaire aux comptes, assureurs, autorités administratives ) est disponible sur simple demande.

Enfin, vos données pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître, en particulier en cas de réquisition en provenance des autorités judiciaires, fiscales, sociales, policières ou administratives.

Seules les données nécessaires au traitement par les destinataires visés ci-dessus sont transmises.

Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

De manière générale, vos données sont conservées pendant la durée qui est nécessaire à la réalisation des finalités susvisées, sous réserve des obligations légales ou réglementaires de conservation de certaines données (par exemple, délais de conservation comptables et légaux -10 ans- ou encore durée d’archivage légal des bulletins de salaires) ou en fonction du règlement de différends pour faire valoir, exercer et/ou défendre nos droits.

A titre d’exemple :

1 an maximum pour vos éléments de candidature déposés en ligne,

RIB, Taux PAS des salariés portés => 6 ans à compter du dernier versement de salaire

N° de sécurité sociale des salariés portés => 7 ans à compter du dernier versement de salaire

Permis de conduire, carte grise, taxe d’habitation => 8 ans à compter du dernier versement de salaire

RIB d’une entreprise cliente => 5 ans avec autorisation du client

Il est précisé que l’ensemble de ces données peuvent toutefois être conservées plus longtemps que les durées précitées :

  • Soit après obtention expresse de votre accord,
  • Soit, sous forme d’archives, pour répondre aux obligations légales et réglementaires éventuelles qui s’imposent à La Régie ou encore pendant les délais légaux de prescription.

 Toutes les durées de conservation ont été définies de manière à nous permettre de traiter vos demandes (de renseignements, contact, outil de simulation, demande d’entretien en ligne…) et/ou de mener à bien nos opérations commerciales, de communication, de marketing et de recrutement, tout en respectant le principe de proportionnalité selon lequel les données à caractère personnel ne doivent pas être conservées plus longtemps que la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.

L’ensemble des catégories de données personnelles faisant l’objet d’un traitement et les durées de détention y afférentes sont dûment répertoriées dans le registre des traitements de La régie que nous tenons à votre disposition sur demande.

Quels sont vos droits ?

Conformément aux dispositions légales et réglementaires précitées, vous disposez d’un droit d’interrogation et d’accès à vos données.

Vous bénéficiez également d’un droit de rectification, d’effacement et de limitation du traitement de vos données dans une certaine mesure, ainsi que du droit à la portabilité de vos données (càd transmission à un autre responsable de traitement).

Vous disposez en outre d’un droit d’opposition à ce que les données à caractère personnel vous concernant fassent l’objet d’un traitement, et d’un droit d’opposition à ce que vos données soient utilisées à des fins de prospection notamment commerciale.

Vous disposez également du droit de définir des directives générales et/ou particulières relatives au sort de vos données à caractère personnel et à la manière dont vous souhaitez que vos droits soient exercés après votre décès. A cet égard, en cas de décès qui serait porté à notre connaissance, vos données seront supprimées, sauf nécessité de conservation pendant une durée déterminée pour des motifs tenant à nos obligations légales et réglementaires et/ou aux délais légaux de prescription.

Toutes demandes tendant à l’exercice de ces droits, ainsi que toutes demandes d’information concernant la protection des données à caractère personnel, peuvent être effectuées soit par les formulaires ci dessous, soit par courrier électronique à l’adresse [email protected], soit par courrier postal auprès de La Régie (REGIE-PORTAGE, 21 bis, boulevard Port-Royal – 75013 PARIS) en mentionnant « RGPD » avant l’objet de votre demande. Ces demandes devront être accompagnées d’une copie d’un justificatif d’identité signé.

La Régie répondra à la personne ayant fait l’usage d’un des droits susvisés dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de la demande.

Tout éventuel de refus du responsable du Traitement de donner suite à la demande d’information/opposition/rectification/effacement formulée par la personne concernée sera OBLIGATOIREMENT motivé[1].

[1] Respect d’une obligation légale ou réglementaire, traitement statistique anonymisé, traitement et conservation nécessaires à l’exercice d’un droit en justice.

A qui s’adresser pour défendre ses droits ?

La Régie a désigné un délégué à la protection des données (DPO) : [email protected]

Pour toute question sur la présente politique de confidentialité, nous sommes également à votre disposition par e-mail à l’adresse suivante : [email protected]

Certains formulaires/outils de simulation en ligne sur notre site proposent aux utilisateurs de saisir leur numéro de téléphone/adresse e-mail. L’utilisateur qui ne souhaite pas faire l’objet de prospection notamment commerciale par voie téléphonique est également informé de son droit à s’inscrire gratuitement sur la liste nationale d’opposition au démarchage téléphonique via le site internet accessible à l’url www.bloctel.gouv.fr.

Sachez enfin que vous disposez de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité nationale en charge de la protection des données à caractère personnel (en France, il s’agit de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés ou « Cnil ») si vous estimez que le traitement de vos données n’est pas effectué conformément aux dispositions applicables.

Adresse postale de Commission nationale de l’Informatique et des Libertés : 3, Place de Fontenoy, 75007 Paris.

Cookies et autres traceurs

Des cookies et autres traceurs ou technologies similaires (balise web, scripts intégrés, journaux de serveur web etc…) peuvent être installés et/ou lus dans votre navigateur lors de votre visite sur notre site. Pour en savoir plus, cliquez ici : https://www.regie-portage.fr/politique-des-cookies

La Régie a recours à des services d’analyse web tiers, comme Google Analytics, pour l’aider à analyser la façon dont les personnes concernées utilisent son site.

Pour en savoir plus sur la façon dont Google est à même d’utiliser les informations recueillies sur les sites web de La Régie, nous vous invitons à prendre connaissance du lien suivant : https://policies.google.com/privacy/partners?hl=fr. Pour plus d’informations sur la façon de refuser la collecte de Données par Google Analytics, nous vous invitons à prendre connaissance du lien suivant : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout .

Quelles sont les mesures mises en œuvre pour assurer la sécurité de vos données ?

Soucieuse de garantir la sécurité de vos données, la Régie prend toutes les précautions et mesures utiles et appropriées, qu’elles soient physiques, logiques, techniques, fonctionnelles, administratives ou organisationnelles, au regard de l’état des connaissances, de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour préserver la sécurité et la confidentialité des données et garantir un niveau de sécurité adapté au risque, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

En raison des difficultés inhérentes à l’exercice d’une activité sur internet et des risques, que vous connaissez, résultant d’une transmission de données par voie électronique, la Régie ne saurait toutefois être tenue à une obligation de résultat.

En cas de survenance de difficultés, La Régie fera ses meilleurs efforts pour circonscrire les risques et prendra toutes les mesures adéquates, conformément à ses obligations légales et réglementaires (actions correctrices, information de l’autorité nationale en charge de la protection des données à caractère personnel et le cas échéant des personnes concernées, …).

Dans ce cadre, la Régie certifie donc prendre des mesures pour limiter les actions intrusives de tiers (spam, etc…) et vous informera sur les éventuelles attaques électroniques (phishing, virus, rapt d’information,…) dont elle aurait  fait l’objet.

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel (édition des paies par exemple), La Régie impose contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité et notamment de confidentialité s’agissant des données à caractère personnel auxquels ils peuvent avoir accès (mesures techniques et organisationnelles appropriées de protection de ces données).

Quel est le sort de vos données sur les sites internet tiers ?

Des liens hypertexte présents sur le site peuvent vous renvoyer vers des sites de tiers, extérieurs à La Régie. Dans cette hypothèse, nous attirons votre attention sur le fait que les politiques de protection des données personnelles de ces sites peuvent être différentes de la nôtre.

Aussi, il est recommandé, dans tous les cas, de prendre connaissance de la politique de protection des données personnelles de chacun des sites tiers concernés et, en tout état de cause, la responsabilité de la Régie ne saurait être recherchée dans le cas où les traitements de données mis en œuvre via l’un de ces sites contreviendraient aux dispositions légales et réglementaires applicables.

Que faire pour être informé des mises à jour de la présente politique ?

Cette politique de protection des données à caractère personnel est susceptible d’être modifiée ou ajustée à tout moment.

En cas de modification ou d’ajustement, la nouvelle politique sera mise en ligne sur le site dans la rubrique dédiée.

Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

Dernière modification : le 21/07/2021.

Formulaire Portabilité de vos données

En accord avec le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD), le droit à la portabilité des informations vous offre la possibilité de récupérer les données que vous nous avez fournies. Si vous désirez faire valoir votre droit à la portabilité, merci de renseigner le formulaire ci-joint.

  • Taille max. des fichiers : 15 MB.

  • Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par Regie-Portage dans le cadre de son activité commerciale. La base légale du traitement est le consentement. Les données collectées seront communiquées aux seuls destinataires suivants : service des adhésions de Regie-Portage. Les données sont conservées pendant 3 ans. Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation du traitement de vos données. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement des données en utilisant le formulaire de rétractation.

Formulaire de limitation du traitement de vos données

En accord avec le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD), le droit à la limitation du traitement de vos données vous permet de faire une pause dans l’utilisation de vos données.

Ce droit s’applique dans les cas de figure suivants :

  • Si vos données ne sont pas exactes
  • Si le traitement de vos données est illicite mais que vous souhaitez toutefois qu’elles ne
    soient pas effacées
  • Si les données renseignées ne sont plus nécessaires mais que vous souhaitez que nous
    puissions les conserver pour les produire en justice
  • Si vous souhaitez vous opposer au traitement de vos données

Si vous rencontrez une de ces configurations, merci de remplir le formulaire ci-dessous.

  • Taille max. des fichiers : 15 MB.

  • Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par Regie-Portagedans le cadre de son activité commerciale. La base légale du traitement est le consentement. Les données collectées seront communiquées aux seuls destinataires suivants : service des adhésions de Regie-Portage. Les données sont conservées pendant 3 ans. Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation du traitement de vos données. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement des données en utilisant le formulaire de rétractation.

Formulaire Droit à l’oubli

En accord avec le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD), toute personne physique justifiant de son identité peut exiger la suppression de ses données personnelles.
Ainsi, dans le cadre de la suppression de vos données, votre compte client n’existera plus, vous ne pourrez plus bénéficier des avantages éventuellement acquis, et vous n’aurez plus accès à l’historique de vos commandes. Si vous désirez faire valoir votre droit à l’oubli, merci de renseigner le formulaire.

  • Taille max. des fichiers : 15 MB.

Demande de Rectification des données

  • Taille max. des fichiers : 15 MB.

  • Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par Regie-Portage dans le cadre de son activité commerciale. La base légale du traitement est le consentement. Les données collectées seront communiquées aux seuls destinataires suivants : service des adhésions de Regie-Portage. Les données sont conservées pendant 3 ans. Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation du traitement de vos données. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement des données en utilisant le formulaire de rétractation.

Opposition à un traitement commercial des données 

  • Taille max. des fichiers : 15 MB.

  • Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par Regie-Portage dans le cadre de son activité commerciale. La base légale du traitement est le consentement. Les données collectées seront communiquées aux seuls destinataires suivants : service des adhésions de Regie-Portage. Les données sont conservées pendant 3 ans. Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation du traitement de vos données. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement des données en utilisant le formulaire de rétractation.