Les indemnités kilométriques en portage salarial

Comme tout salarié "classique", le salarié porté utilisant son véhicule personnel pour réaliser sa ou ses missions auprès de son client est en droit de couvrir ses dépenses sous forme d’indemnités kilométriques.

Les indemnités kilométriques, c’est quoi ?

Comme tout salarié « classique », le salarié porté utilisant son véhicule personnel pour réaliser sa ou ses missions auprès de son client est en droit de couvrir ses dépenses sous forme d’indemnités kilométriques. Ce faisant, le montant ainsi remboursé est exclu de l’assiette des cotisations sociales sous réserves bien évidemment que cette somme ait été réellement engagée pour des activités exclusivement professionnelles. A noter également que les indemnités kilométriques sont exonérées d’impôts sur le revenu.

L’avantage en termes de salaire net est indéniable et permet une meilleure valorisation du chiffre d’affaires facturée par votre entreprise de portage salarial, mais il convient toutefois de ne pas être franc-tireur et de croire que tout est possible…

Les conditions des indemnités kilométriques :

En effet, cet avantage n’est pas sans conditions ; ainsi l’Urssaf subordonne son bénéfice :

  • à l’utilisation d’un véhicule personnel,

 

 

  • à une justification détaillée des trajets qui doivent exclusivement être réalisés dans un cadre professionnel,

 

  • mais surtout, à ce que cet usage de son véhicule personnel ne résulte pas de convenances personnelles.

 

Lieu de travail habituel, convenances personnelles et contraintes, des notions à bien intégrer en portage salarial

Selon l’Urssaf, la situation de déplacement professionnel s’apprécie par rapport au lieu habituel de travail du salarié, celui-ci étant le lieu où il réalise effectivement et habituellement son activité en exécution de son contrat de travail.

Plusieurs cas de figure sont alors à prendre en considération :

  • Si le lieu de travail habituel du salarié porté ne se situe pas dans les locaux de son entreprise cliente, les frais de déplacement entre le domicile et l’entreprise cliente ne posent pas de problème et peuvent être considérés comme des frais de déplacement professionnel.
  • Il en est de même si le consultant réalise une prestation chez un client de son entreprise cliente (recettage d’un test d’application auprès d’un client utilisateur par exemple).
  • Si le lieu de travail habituel se situe dans les locaux de l’entreprise cliente, la question est alors bien plus délicate. Ainsi,

Le remboursement d’indemnités kilométriques dans des régions démunies en transports en commun ne pose pas problème.

En revanche, dans les régions convenablement pourvues comme l’ile de France, le recours aux indemnités kilométriques au détriment des transports en commun est strictement encadré et a un caractère exceptionnel. Ainsi, si le trajet domicile-lieu de travail habituel est réalisé en véhicule personnel, la déductibilité du remboursement en IK est conditionnée à la notion d’usage contraint du véhicule personnel et la jurisprudence sociale laisse peu de place au doute.

Type de situations exceptionnelles à justifier dans un dossier spécifique

  • Difficultés d’horaires; très clairement si votre mission impose, par exemple, une présence sur site de type astreinte de nuit, un retour en voiture plutôt que par un omnibus à 5 heures du matin ne peut vraiment pas être envisagé comme une option « de confort ».

Mais qu’en est-il en revanche d’un trajet en transport commun durant plus de deux heures aller alors qu’un même déplacement en voiture serait de 50 minutes ?

A défaut de certitude quant à l’amplitude du curseur « difficultés d’horaire », l’analogie avec les paramètres « Grand Déplacement » fixés par l’Urssaf nous semble judicieux ; ainsi, pour La Régie, si le recours à un véhicule personnel permet de réduire notablement un trajet en transport en commun supérieur à 1heure et demie aller, le remboursement en indemnités kilométriques peut être envisagé.

  • Inexistence de transports en commun; la marge d’interprétation est ici bien moindre et renvoi à des situations assez courante pour les déplacements intra-urbain en Province, inhabituelle en grande banlieue et extrêmement rare en métropole (la contrainte, à supposer qu’elle existe, est alors plus généralement ciblée sur les temps de trajet lors de déplacements avec correspondances).
  • A ces contraintes, nous aurions tendance à en ajouter une supplémentaire : celle du transport de matériels nécessaires à l’exécution de la mission (serveur, projecteurs, matériels de formation, dossier papier). Pour autant, nulle jurisprudence n’étaye notre position.

 

Pour ces 3 situations, un dossier devra être monter pour justifier

NB :  en cas de déplacement en transports publics, la prise en charge à hauteur de 50 % du prix des titres d’abonnements est exclue de l’assiette des charges sociales et ne pose pas de souci.

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Nos conseillers sont à votre écoute

Nouveauté 2022

A partir du 1° mai 2022, l’avenant n°9 est étendu ; modifiant l’article 23 de la Convention Collective du Portage, cet avenant établit notamment que «[…] Le salarié porté cumule nécessairement une pluralité de temps d’activités : prospection, prestation, formation, gestion administrative, congé etc. qui induisent mécaniquement autant de lieux d’exercice différents. […] Le salarié porté n’a de fait pas de lieu habituel de travail. Le salarié porté se trouve ainsi contraint d’occuper des lieux d’activités multiples qui s’imposent à lui en fonction de ses missions et des contraintes dans le développement et la conduite de ses activités Il est ainsi amené à réaliser des déplacements professionnels depuis sa résidence sur ces différents lieux, à partir de ces différents lieux et entre ces différents lieux. La réalisation par le salarié porté de ses activités sur ces différents lieux engendre des frais de déplacements professionnels. […] ».

Et les autres frais de transports ?

Les frais non couverts par l’indemnité kilométrique (péage, parking) d’un salarié porté peuvent être remboursés en plus des indemnités kilométriques s’ils sont justifiés par un déplacement professionnel.

Bien évidemment, factures et justificatifs doivent être fournis afin de les produire à la moindre demande des services fiscaux et sociaux.

A la Régie, la gestion des justificatifs est réalisée en ligne puis vérifiée par notre service paie.

A contrario, les infractions routières et autres amendes pour stationnement irrégulier sont de la responsabilité personnelle du consultant ; il est aisé de comprendre que leur remboursement par une société de portage au titre de frais professionnels est inenvisageable…

En conclusion

Au-delà des principes de base, il faut à notre sens bien garder à l’esprit que, par essence, une mission en portage salarial n’a pas vocation à durer dans le temps et peut même être interrompue à tous moments ; à notre sens, cette précarité de l’activité d’un salarié porté brouille l’appréciation de la notion de lieu habituel de mission, elle-même battue en brèche par les nouvelles dispositions de l’avenant n°9.

Au surplus, le BOSS commence à aligner notre métier sur ceux de l’Intérim ou des SSII ; ainsi, concernant les frais de repas, il y est désormais stipulé depuis avril 2021 « qu’il y a lieu d’admettre que l’entreprise cliente ne devient le lieu habituel de travail que lorsque la mission du salarié excède une durée de trois mois ».

Nous le voyons, le cadre réglementaire actuel peine encore à intégrer pleinement tous les particularismes du fonctionnement, par nature dérogatoire, du portage salarial.

Dans ce contexte et à défaut de jurisprudence liée à la nouvelle rédaction de l’article 23 de la Convention Collective, notre société entend être le plus légaliste mais ne s’interdit pas une analyse au cas par cas sur la base d’éléments factuels et circonstanciés fournis par nos salariés portés.

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