Les frais professionnels en portage salarial

Vous êtes intéressé par le portage salarial et souhaitez en savoir plus sur le remboursement des frais professionnels ? Découvrez la politique de remboursement des frais professionnels de Régie Portage et les différents types de frais professionnels éligibles en portage salarial.

Les différents frais professionnels en portage salarial

L’activité d’un indépendant génère dans la plupart des cas des coûts inhérents à l’activité. Ces coûts sont variés et nécessitent une explication en détail.

Lorsque que l’on se lance en portage salarial, il est possible contrairement au statut d’auto-entrepreneur (ou micro-entreprise), de bénéficier d’un remboursement des frais professionnels. Il existe différents types de frais. Le remboursement de ces frais professionnels n’est pas assujetti aux cotisations sociales. Cela se présente donc comme un avantage permettant d’optimiser votre salaire net !

Chez Régie Portage, par exemple, la TVA déductible des frais professionnels est reversée directement au crédit du compte d’activité du salarié porté.

Les frais de mission

Les frais de missions sont les frais engagés par la mission elle-même, ceux-ci ne sont pas compris dans la rémunération globale de la prestation. Pour que le client prenne en charge ces frais, il est nécessaire d’inclure ce point dans la négociation. Le remboursement se discute en amont de la mission et doit s’accorder avant le début de celle-ci.

Pour que vos frais ne soient pas soumis à cotisations sociales et ainsi dénués de fiscalisation, il faut qu’ils apparaissent clairement lors de votre facturation auprès du client.

Les frais de missions les plus courants :

Les frais de déplacement ;
Les frais d’hébergement ;
Les frais de repas ;
L’achat de matériel nécessaire à la mission.

Frais de fonctionnement

Les frais de fonctionnement sont ce qu’on peut considérer comme les vrais frais professionnels. Ce sont les frais inhérents à votre activité en elle-même. Ils ne sont pas dépendants de votre mission mais permettent à votre activité de fonctionner. Ces frais n’étant pas liés à votre mission, ils ne sont généralement pas pris en charge par votre client. Vous pouvez cependant inclure les frais fixes dans le calcul de votre TJM.

Il s’agit par exemple :

De vos frais de prospection commerciale (déplacement, documentation …) ;
De votre loyer de bureau ou abonnement à un coworking ;
Votre abonnement internet et téléphone ;
Vos fournitures ;
L’achat de matériel;
L’hébergement de votre domaine, nom de domaine ;
….

Quel frais de mission est refacturable au client ?

En portage salarial, vous pouvez être amené à facturer à votre entreprise cliente un frais refacturable. En effet, pour mener à bien votre mission, vous pouvez parfois être amené à engager des frais professionnel à titre personnel : achat de fournitures, déplacement, recours à un prestataire. Seulement ces frais ne peuvent pas vous être remboursés directement car une entreprise ne peut pas effectuer des virements sur des comptes de particuliers qui ne sont pas leurs salariés.

Avant d’engager ce type de frais, nous vous recommandons d’obtenir un accord préalable écrit de la part de votre entreprise cliente. En cas d’avance de frais, n’hésitez pas à nous contacter. Une fois les dépenses engagées, vous nous transmettez vos justificatifs de frais et nous procédons aux actions suivantes :

facturation des frais à votre entreprise cliente
récupération de la TVA déductible
remboursement des frais

Facturation en hors taxe (HT) ou en toutes taxes comprises (TTC) ?

En comptabilité, l’usage est que, pour plus de simplicité, les frais refacturables soient facturés sur la base HT de la valeur TTC qui vous est remboursée. Autrement dit, vous pourriez gagner la TVA récupérable qui vous est remboursée sur votre compte d’activité. Ce petit gain est toléré pour plusieurs raisons : la gestion administrative des frais. Toutefois, pour ne pas pénaliser votre client, n’hésitez pas à nous demander de ne pas facturer la part de TVA déductible des frais pro. Attention, la TVA n’est pas toujours déductible (exemple : hôtellerie, frais liés à un véhicule de tourisme, repas seul, etc.).

Quel frais de mission n’est pas refacturable au client ?

Tous les frais de mission sont potentiellement refacturables. L’usage exclut habituellement les frais refacturables suivants :

déplacements entre le domicile du travailleur indépendant et le lieu de la mission,
frais de repas sur le lieu de mission
frais d’utilisation d’un ordinateur personnel

Attention, un frais refacturable ne vous est pas automatiquement remboursé et notamment s’ils ne respecte pas le cadre légal de remboursement des frais. La somme est alors créditée sur votre compte d’activité et transformée en salaire après déduction des charges et impôts.

Vous souhaitez avoir une gestion claire de vos frais professionnels ?

Notre équipes est à votre écoute pour simuler et lancer votre projet.

Demandez une simulation dès maintenant.

Le guide du portage salarial publié par Régie Portage

Les frais de déplacements pendant la mission

Type de dépenses	Restriction (supplémentaire au contexte professionnel)
Abonnement aux transports en commun (hebdo/mensuel/annuel)
Train, Taxi, Avion, Parking, Péages, Location d’un véhicule
Carburant, Nettoyage, Entretien, Contrôles, Réparation, Assurance spécifiques	En cas de location d’un véhicule / prêt d’un véhicule de société
Utilisation du véhicule personnel sous forme d’indemnités kilométriques	Tous déplacements à l’exception des trajets desservis par les transports en commun.

Concernant les indemnités kilométriques dans les zones convenablement desservies par les transports (exemple : Ile de France) : l’administration considère que l’utilisation d’un véhicule motorisé est l’ordre de la convenance personnelle. Sauf justification spécifique (trajet mal desservi, horaires inadaptées, transport de matériel), le remboursement des indemnités kilométriques dans ces zones n’est donc pas possible.

Les frais d’hébergement et de repas

Type de dépenses	Restriction (supplémentaire au contexte professionnel)
Hébergement à l’hôtel ou dans un gîte	Déplacement non régulier (dans la limite de 10 jours ouvrés consécutifs)
Indemnité de Petit Déplacement (IPD)	Dans la limite de la grille URSSAF (20,70€ en 2024) Mission en continue en « mono client » : restreint aux 3 premiers mois de mission (55 repas max) y compris en cas de renouvellement. Le salarié porté est contraint de prendre son repas au restaurant Ne pas bénéficier de l’IGD
Indemnité de Grand Déplacement IGD ou Remboursement au réel d’une location saisonnière mois par mois sur justificatif	> 50km ET >1H30 Aller ou empêchement à justifier de regagner son domicile (horaires de travail, modes de transports…) (Montant 74.30/55.10 € pour les dpts 75-92-93 / reste de la France en 2024 et dégressifs à compter du 3e mois) IGD limitée du Lundi soir au Jeudi soir ( remboursement au réel sinon) Étranger/DOM.TOM / étranger.
Indemnité forfaitaire de collation hors des locaux de l’entreprise ou sur chantier	10.10 € en 2023 en dehors du lieu habituel de travail
Invitation d’un client au restaurant	50€ maxi par convive 5 convives maximum par invitation 5 repas maximum par mois
Tickets Restaurant 12€ (dont 6,50 € pris en charge par l’employeur à compter de Septembre 2022)	Pour chaque jour de travail n’ayant pas donné lieu à un remboursement de repas par ailleurs

Les titres restaurants et forfaits repas chez Régie Portage

La valeur du titre-restaurant est de 12 € en 2023 ; sa prise en charge employeur, est réalisée à hauteur de 60% soit 6,50 euros.

Le salarié porté peut renoncer aux titres restaurants. La cotisation patronale aux titres restaurant apparaîtra sur son compte d’activité au même titre que les autres cotisations de ce type. Elle sera réalisée au taux de 60% afin de bénéficier des conditions d’exonération fixée par l’URSSAF.

Pour rappel, le salarié peut bénéficier d’un ticket restaurant par jour de travail effectif comprenant la plage horaire de 12H00 à 14H00.

L’indemnité de télétravail pendant une mission

Chez Régie Portage, nous chouchoutons les indépendants qui exercent partiellement ou totalement en télétravail en portage salarial. Pour bénéficier d’une indemnité, un indépendant classique doit en effet louer une pièce de son logement à sa propre société. Du fait de la complexité (contrat, déclaration, risque), l’indemnisation de l’occupation de votre logement est rarement mis en œuvre par un freelance en société. Nos confrères proposent généralement l’indemnité de 50€ proratisée au temps de présence. Or ce montant est beaucoup plus faible que le réel surtout si vous habitez en ville où la location d’un bureau revient jusqu’à 1000€ par mois selon la taille et l’emplacement.

Chez Régie Portage, nous proposons une indemnité de télétravail en portage salarial calculée au réel suivant les règles URSSAF. L’application des forfaits URSSAF reste néanmoins possible en l’absence de justification. En revanche, le versement est limité aux seuls mois ayant fait l’objet de prestations en télétravail .

Le remboursement du matériel informatique et autres

En portage salarial, le remboursement de matériel informatique et autres peut parfois poser problème : plafonnement du remboursement à 500€, non restitution de la TVA, etc.

Chez Régie Portage, nous estimons qu’un matériel ( ordinateur, téléphone, table, fauteuil, etc) utilisé dans le cadre de votre activité professionnelle doit couter le même prix quelque soit votre statut. Aussi, nous proposons le remboursement total de vos matériels avec reversement de la TVA sur le compte d’activité aux conditions suivantes :

Usage à titre professionnel.
matériel > 500€ : il est amorti sur 3 à 5 ans en général. En cas de départ anticipé, le matériel vous est rétrocédé à titre gratuit contre application d’un avantage en nature à hauteur de l’amortissement restant.
facture libellée au nom de La Régie (en cas de facture à votre nom, seul 50% de la valeur TTC vous est remboursée).

Type de dépenses	Restriction
Ordinateur, Imprimante, Écran * Téléphone Portable * Licences de logiciel	1 ordinateur par salarié tous les 3ans 1 téléphone par salarié tous les 2 ans Sauf cas particulier à justifier *Matériel > 500€ HT : amortissement sur 3 ans (avantage en nature)
Cadeaux Client	Exemple : chèque cadeaux, fleurs, chocolats, goodies, vin et spiritueux, assortiments 500 € maxi / client / an
Télécommunication	Prise en charge à hauteur de 50% de l’abonnement
Petites fournitures de papeterie Abonnement site professionnels

* En fin de contrat de travail, le bien pourra être rétrocédé au salarié gratuitement sous réserve de la déduction des cotisations sociales de l’avantage en nature potentiellement généré (amortissement comptable du matériel dont le montant total est > 500€ : en général de 3 ans) sur le dernier bulletin de salaire.

Le piège des frais professionnels surévalués dans certaines simulations de salaire

Afin de faire miroiter un meilleur salaire au moment d’une simulation de salaire, certaines sociétés de portage salarial n’hésitent pas à gonfler leur simulation. La surévaluation des frais professionnels est une des stratégies couramment utilisée. Dans la pratique, vous pouvez le remarquer lorsque vous annoncez 150€ de frais professionnels par mois et que la société de portage indique 400€ dans la simulation sous couvert d’un forfait ou d’un paramétrage particulier de son outil de simulation par exemple. A l’arrivée, vous constaterez donc un meilleur salaire sur le papier au moment de la simulation, mais au moment de recevoir votre premier bulletin de salaire les chiffres seront tout autres.

Faites preuve de vigilance lorsque vous réalisez une simulation auprès d’une société avec un taux de gestion trop bas, ou lorsque que vous voyez que la ligne de frais professionnels ne correspond pas à votre réalité.