Le logiciel de facturation électronique : comment ça marche ?

Fonctionnement d’un logiciel de facturation électronique

À partir de septembre 2026, les entreprises assujetties à la TVA seront soumises à l’obligation de recevoir et d’envoyer des factures électroniques. Cette obligation s’appliquera progressivement pour les entreprises en fonction de leur taille. Chaque entreprise devra alors passer par un logiciel facturation électronique comme Indy.

En effet une facture électronique n’est pas uniquement une facture dématérialisée. Il s’agit d’une facture éditée dans un format standardisé et qui comporte un socle de données structurées. Un logiciel de facturation électronique permettra de créer, envoyer, recevoir et archiver des factures au format électronique, tout en respectant les obligations légales en vigueur.

Le logiciel de facturation électronique fonctionne en suivant certaines règles :

• Pour la création de la facture : l’entreprise saisit les informations nécessaires (client, produits ou services, prix, TVA, etc.). Le logiciel génère ensuite une facture au format structuré (souvent au format Factur-X).
• Pour la transmission sécurisée : les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) sont agréées par l’administration fiscale.
• Pour l’archivage : la facture est stockée de manière sécurisée pendant une durée légale (généralement 10 ans), conformément aux normes fiscales.

Pour le déploiement de la réforme, le gouvernement mise sur les PDP (les plateformes de dématérialisation partenaire). Ces plateformes sont des logiciels privés, certifiés par l’administration fiscale pour être conforme à la facturation électronique.

Les avantages pour une entreprise

Le recours à un logiciel de facturation électronique, bien qu’il soit obligatoire pour un grand nombre d’entreprises, comporte de nombreux avantages. Utiliser un logiciel de facturation électronique permettra :

• De gagner du temps, grâce à l’automatisation des processus de création, d’envoi, de relance et d’archivage des factures.
• De réduire les erreurs grâce aux technologies utilisées dans les logiciels de facturation électronique (détection de faute de calculs, d’oublis de mentions obligatoires…)
• De réduire la fraude à la TVA (grâce au suivi détaillé des transactions et des paiements mis en place par l’administration fiscale)
• De suivre en temps réel l’état d’une facture : il sera possible de savoir si la facture a été envoyée, consultée ou payée.
• De réduire les coûts : moins de papier, d’envois postaux et de stockage physique des documents
• Et surtout de rester en conformité légale : les logiciels de facturation conformes assurent une facturation dans le respect des normes en vigueur, notamment en prévision de la réforme qui arrive.

Quel type de logiciel de facturation choisir ?

Avec la réforme de la facturation électronique qui approche, il est important de bien comprendre les nouveaux acteurs qui vont jouer un rôle clé : les OD et les PDP.

Les PDP : plateforme de dématérialisation partenaire

Les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) sont des logiciels de facturation électronique certifiés par le gouvernement. Ces logiciels seront en capacité de transmettre directement les données des factures à l’administration fiscale. Avec une PDP vous êtes assuré d’être en conformité réglementaire (aussi bien au niveau de la vérification des informations, des données fiscales, que de l’archivage). Ce sont les interlocuteurs “officiels” de la réforme de la facturation électronique (surtout depuis l’abandon du portail public de facturation pour les entreprises en octobre 2024).

Les OD : opérateur de dématérialisation

Ce sont des logiciels ou plateformes qui accompagnent les entreprises dans la création, l’envoi et la réception de leurs factures électroniques. Ils ne sont pas immatriculés par l’administration, mais vont pouvoir transmettre les informations à une PDP pour assurer à leurs clients une conformité à la réforme.

Il est donc possible de choisir une PDP ou une OD afin d’être conforme à l’obligation de facturation électronique.

Comment faire votre choix ?

Le choix dépend de votre taille d’entreprise, de vos besoins et de votre volonté d’anticiper la réforme :

Pour une petite entreprise ou un indépendant : un logiciel simple et gratuit suffit souvent. De nombreux logiciels en ligne proposent l’envoi et la réception de factures électroniques, 100% conformes à la réforme. L’important est de vérifier que le logiciel choisi prévoit une mise à jour vers la conformité d’ici 2026.

Pour une PME ou une entreprise avec plus de flux : optez pour un logiciel qui propose ou intégrera des fonctionnalités plus complètes : gestion des stocks, accès multiple, suivi des paiements, répertoire clients… Le but : choisir une PDP complète et évolutive en fonction de vos besoins.

Pour choisir un logiciel de facturation électronique, vous pouvez vous tourner vers les solutions actuelles existantes sur le marché. En effet, un grand nombre d’entre elles vont devenir PDP ou OD d’ici la fin de l’année. De cette manière vous avez la possibilité de tester le logiciel, de consulter les avis clients et d’opter pour un abonnement qui convient à vos besoins. Vérifiez également que les tarifs n’évoluent pas à partir du début de la facturation électronique, car c’est le cas pour plusieurs plateformes.